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[目からウロコのインターネット活用術]

イーナチュラルの情報共有

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文/イーナチュラル :: 2002.07.28

IT活用云々というメルマガを発行しているイーナチュラルで、日頃から社内
で実践している情報共有の手法を紹介します。

1.Eメール
簡単便利極まりないEメール。言った言わないが防げ、ファイルやデジタル情報
をそのまま送信できるEメール。後々の検索ができる。日時が確認できるなどの
データ管理にも最適です。

2.社内のメーリングリスト
Eメールにアレンジを加えた利用方法ですが、社内の回覧板的な利用に最適です。
もちろん、ファイルやデジタル情報も添付できます。

3.インターネットメッセンジャー
ポストイット的な使い方とでもいいましょうか? 離れた場所で仕事をしている
わけではないのですが「ちょっとこれ見てよ」などという場合に利用します。
また、離れた事務所にいる方同士の場合はちょっとした打ち合わせ程度には利
用できます。

4.Outlook
未来のスケジュール共有です。誰がいつどこにいるのかを知っているだけで電
話の対応や、自分のスケジュールを決めるのに役立ちます。

5.行動管理システム
システムと言いましたが、正確にはエクセルのファイルです。自分がいつ何の
ために何をしたのかを記録していまして、過去の行動を把握して、未来の活動
に役立てています。

6.業務マニュアルシステム
ブラウザを立ち上げると、最初に立ち上がるシステムです。社内全体のToDoリ
ストや毎月の業績、各種ツールがメイン画面にあり、それぞれの顧客毎にすべ
き業務のマニュアルがブラウザで確認でき、利用するファイルやフォルダなど
にリンクしています。

イーナチュラルで実践中の各種ツールを紹介しましたが、それぞれの手法には
良いところ悪いところ、便利なところ不便なところ、と様々です。相手に何を
伝えたいのか? その後の利用方法は? といったようなTPOに合わせて使い分け
ています。さらに、情報共有以前のコミュニケーションとしては、フェイスto
フェイスが基本中の基本です。膝を付き合わせて目で顔で手振りで全身で語り
合うものに勝るものはありません。

皆様の会社でも面白い活用方法などありましたら、是非教えて下さい。

2002.07.28


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