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[目からウロコのインターネット活用術]

紙の山から情報の山へ

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文/イーナチュラル :: 2001.04.25

顧客に渡す資料も紙、顧客に提出する見積書も紙、顧客と契約を交わすのも紙、
顧客情報も紙、社内稟議も紙、会議資料も紙、領収書も紙、おかげで社内も紙
の山、そんな企業がほとんどではないでしょうか。もちろん、法律的に紙でな
ければならない資料も数多くありますが、それ以外も紙である必要はというと
少し疑問が残ります。「あ~、あの書類どこへいった?」「あのお客さんの資
料はどこだ?」と、書庫や机の引き出しを探し回っている光景はどこの会社で
も目にしますよね。

紙の山から必要な情報を探すには、日頃からその紙がどこへあったかを把握す
るために紙を管理するための紙を作りをし、明確にわからない場合には可能性
の高い場所を片っ端から調べるという気合いと努力と根性が必要です。そんな
面倒なことをしていては、必要な情報を探すのに疲れてしまい、営業活動どこ
ろではなくなってしまうかもしれませんし、たとえ自分でやらないにしても誰
かしらの貴重な時間を削っていることに違いはありません。

そんな時に活躍するのが、管理や検索、単純作業が得意なコンピュータです。
全ての情報を紙からデジタルにさえしてしまえば、ハードディスクという小さ
く大容量の倉庫に情報を押し込めて、それをいつでもあっという間に検索閲覧
することができます。情報量にもよりますが検索時間も数秒と、今まで汗をか
いて探していたことが、なんだかむなしくなってきます。

紙がなくなって、デジタル情報を瞬時に閲覧できるようになれば、事務所のス
ペースも少なくて済みますし、情報の検索ができるので、過去の成功事例など
も容易に検索することができ、社員数が多ければ多いほどその効果はぐんぐん
と上がっていくことでしょう。しかし、注意事項ももちろんあります。デジタ
ルな情報は瞬時に検索できる変わりに、瞬時に削除もできてしまうので、日々
のバックアップやセキュリティポリシーの策定なども合わせて行い、情報漏洩
などにも気を配っておくべきです。

大量の紙も、スキャナとOCRソフトなどちょっとした小道具を利用するだけで、
瞬時とは言いませんがデジタル情報に変換させることができます。社内を見回
してみて無駄な紙が多いと感じられたら、ちょっと検討してみてはいかがでしょ
うか?

企業が必要なのは、金の山、情報の山、人材の山で、紙の山や在庫の山は極力
削減していきたいものです。紙のデジタル化で、経費削減と情報活用を一気に
やってしまいましょう。

2001.04.25


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