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[IT活用↑天国と↓地獄]

電子書類保存法↑

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文/イーナチュラル :: 2001.08.08

この夏の暑さで、動物や植物だけでなく書類も参ってしまったようです。

お客様の契約しているレンタルサーバーにデータをアップロードする関係上、
設定表をFAXで送付して頂いているのですが、その用紙が真っ白になってい
ました。FAXでロール感熱紙を利用していたため、夏の暑さのせいなのか文
字が消えてしまったのです。イーナチュラルではペーパーレスを目指し、基本
的に書類はスキャナで取り込むことになっております。その為、今回の書類も
パソコンの中にすでに入っていたため特に深刻な事態にはなりませんでした。
みなさんの書類は大丈夫ですか?古い感熱紙は文字が消えてしまいますので早
めにコピーを取るか、スキャナでデータ化したほうがいいと思われます。ちな
みにスキャナで取り込む際のコツを経験から伝授致します。

※保存形式
よく見る機会がある書類は画像形式で保存(サイズを考えてJPEGが望ましい)
複数枚にまたがる書類はAcrobatで取り込み保存(PDFファイル)

※ファイルとディレクトリの命名ルール
《顧客の資料を保存するディレクトリである場合》
ア_青木商事
カ_金子不動産
のように、フリガナの最初の一文字をつけると名前が漢字や英数字であっても
きれいに名前順に並びます。

《ファイル名》
200107_受取見積.pdf
200108_インターネット設定表.xls
など頭に年月をつけると必要な書類の取り込み時期が分かり便利です。
(もともとファイルに日付はついていますが、日々更新されてしまうため
別途設けた方が便利です。)

特にサーバーでデータを共有している場合は、必ず他人が見ても解る様な名前
を付けた方が活用度が上がります。是非実践してみて下さい。

2001.08.08


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