つい先日、紙の資料を郵送しようとしたところ、Eメールと比較すると意外なほ
どに時間やコストがかかるものだとあらためて感じてしまいました。

郵送した資料は次の通りです。
・送付状 ×1枚
・ホームページを印刷した書類 ×4枚
・PDFファイルを印刷した書類 ×3枚
・Excelファイルを印刷した書類 ×4枚
・新聞記事のコピー ×1枚
・封筒 ×1枚

必要なファイルをすべて印刷するために、InternetExproler・Word・Excel・
AcrobatReaderといったソフトをすべて起動して、それぞれ印刷。印刷された用
紙やその他の書類をクリップ・ホチキス・クリアフォルダといったもので取り
まとめて封筒に封入して封緘。重さを量って切手代を確認、住所や宛名を記入
して切手を貼って近くのポストへ投函。と、ここにたどりつくまですでに相当
な時間がかかっています。Eメールを使い慣れた身としては、これがEメールだっ
たらどんなに楽だろうと思わずにはいられませんでした。

さて、郵送で送った資料がEメールであればどのように代用ができるでしょう？

【郵送】 【Eメール】
・送付状 →件名や署名など
・ホームページを印刷した書類 →URL記述
・PDFファイルを印刷した書類 →PDFファイル添付やURL記述
・Excelファイルを印刷した書類 →Excelファイル添付やURL記述
・新聞記事のコピー →スキャンしたPDFファイル添付

といったところでしょうか。使い慣れてさえいれば、紙の送付状を書くのと同
じくらいのスピードでEメールの本文が完成、それぞれのファイルを添付して送
信、たったこれだけで完了です。特に手間の面で差が大きいのは、印刷やポス
トへの投函作業などですね。さらに、Eメールでは相手方が受信をすれば瞬時に
届きますが、郵送で送った資料が届くのは明日や明後日となってしまいます。

また、コストの面でもEメールでは常時接続の環境が整っていれば、ほぼゼロに
等しいです。それが一方の郵送だと、封筒代、紙代、インク代、切手代、作業
者の時間単価とチリにもつもればと山となりそうなコストがかかってしまうの
です。

もちろん、何でもかんでもEメールでというわけにはいきません。相手やTPOに
合わせる必要はありますが、条件さえ整えば送る方も送られる方も時間とコス
トを削減できることはいうまでもありません。こんなことを言っている私ども
も、年賀状はハガキで送っています。

今回は郵送を例に挙げましたが、電話・ファックス・コピーなども含めて普段
から当たり前のように利用しているものも、常に時間とコストがかかっている
ことを忘れてはなりません。早速、現在の利用状況を見てみてはいかがでしょ
うか？ 「毎月いくらのコストがわかっているかすぐにはわからない」といった
ようば場合は・・・これはまたの機会にします。