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こっちはメール、あっちはFAX↑

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自社内のペーパーレスは企業規模とパートナーの理解も深いこともあり、順調
に進んでいる状況で、私としても満足できている状態であった。しかしながら
クライアントとのやりとりはやはり紙でのやりとりが多い。こればかりは商習
慣や公文書の電子化が進まなければどうしようもない部分であると考えていた。
しかし、FAXに関してはいつも受け取ったものをスキャナで撮り保存するとい
う事を行っていて、何とかしたいと考えていた。FAXには当然発信と受信があ
るが、発信はFAXソフトとメールtoFAXを兼用して利用していたので、こちら側
はデータとして取り扱っていたのだが、受信に関しては24H稼働のFAXサーバー
を運用するよりもFAX機の連続稼働性を重視し、そのままであった。

今まではISDN(電話x1,FAXx1)+ADSL(TyepII)という構成であったが、FAXtoメー
ルのサービスを利用し、回線をアナログ回線のみ(ADSL TypeI)の方がコスト
が安く、データの管理もしやすいという結果が出たため、早速FAXtoメールのサー
ビス(*1)を利用することとなった。

FAXtoメール仕組みは至って簡単。与えられた番号にFAXすると登録したメール
アドレスに添付ファイル(TIFF形式)として送信されてくる。登録したアドレス
は代表アドレスで社員に転送させるため、全員が着信できるという仕組みであ
る。あとはルールに従ってフォルダーに保存するだけで、誰でも参照できるよ
うになるというわけである。

業務効率化と環境保全、受信データの統合化による一括管理などメリットだら
けのFAXtoメール。何故いままでそうしなかったのだろうと改めて考えてしまっ
た。

(*1) FAXtoメールサービスを提供する ボックスネット株式会社
http://www.inboxnt.com/

2001年09月26日   このエントリーをはてなブックマークに追加 

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