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目からウロコのインターネット活用術

日々進歩していくインターネット技術。うまく活用してビジネスを有利に進めよう!2002年7月28日配信停止。

メルマガ[ホームページを できる営業マン にする方法]

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紙の山から情報の山へ

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顧客に渡す資料も紙、顧客に提出する見積書も紙、顧客と契約を交わすのも紙、
顧客情報も紙、社内稟議も紙、会議資料も紙、領収書も紙、おかげで社内も紙
の山、そんな企業がほとんどではないでしょうか。もちろん、法律的に紙でな
ければならない資料も数多くありますが、それ以外も紙である必要はというと
少し疑問が残ります。「あ~、あの書類どこへいった?」「あのお客さんの資
料はどこだ?」と、書庫や机の引き出しを探し回っている光景はどこの会社で
も目にしますよね。

紙の山から必要な情報を探すには、日頃からその紙がどこへあったかを把握す
るために紙を管理するための紙を作りをし、明確にわからない場合には可能性
の高い場所を片っ端から調べるという気合いと努力と根性が必要です。そんな
面倒なことをしていては、必要な情報を探すのに疲れてしまい、営業活動どこ
ろではなくなってしまうかもしれませんし、たとえ自分でやらないにしても誰
かしらの貴重な時間を削っていることに違いはありません。

そんな時に活躍するのが、管理や検索、単純作業が得意なコンピュータです。
全ての情報を紙からデジタルにさえしてしまえば、ハードディスクという小さ
く大容量の倉庫に情報を押し込めて、それをいつでもあっという間に検索閲覧
することができます。情報量にもよりますが検索時間も数秒と、今まで汗をか
いて探していたことが、なんだかむなしくなってきます。

紙がなくなって、デジタル情報を瞬時に閲覧できるようになれば、事務所のス
ペースも少なくて済みますし、情報の検索ができるので、過去の成功事例など
も容易に検索することができ、社員数が多ければ多いほどその効果はぐんぐん
と上がっていくことでしょう。しかし、注意事項ももちろんあります。デジタ
ルな情報は瞬時に検索できる変わりに、瞬時に削除もできてしまうので、日々
のバックアップやセキュリティポリシーの策定なども合わせて行い、情報漏洩
などにも気を配っておくべきです。

大量の紙も、スキャナとOCRソフトなどちょっとした小道具を利用するだけで、
瞬時とは言いませんがデジタル情報に変換させることができます。社内を見回
してみて無駄な紙が多いと感じられたら、ちょっと検討してみてはいかがでしょ
うか?

企業が必要なのは、金の山、情報の山、人材の山で、紙の山や在庫の山は極力
削減していきたいものです。紙のデジタル化で、経費削減と情報活用を一気に
やってしまいましょう。

» このコラムの個別ページを見る | 2001年04月25日

無料でできる社内の情報共有

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社内の情報共有をするために、こんなことができたらいいと思いませんか?

▽外出先からメールを見ることができて(WEBメール)
▽他の人のスケジュールを覗いて今どこにいるかがわかり(スケジュール帳)
▽一人に言うのと同じ作業で全員に情報を伝え(メーリングリスト)
▽会社のアドレス帳も全員共通で利用し(アドレス帳)
▽何をしなければならないかチェックするリストがあって(ToDoリスト)
▽文書管理用の書庫があって(フォルダ)
▽偶然みつけた情報収集サイトも全員に知らせ(ブックマーク)
▽机の上に伝言メモをベタベタ張らなくてもよくなり(伝言板)
▽簡単に全員の投票ができたり(投票)
▽一同に介さなくても会議ができたり(会議室)

それを、いつでもどこからも利用できて、しかも無料だなんてそんないい話が
あったら・・・なんていうサービスが提供されています(かなり広告っぽい表
現になってしまいましたが、私と各企業とは特に関係ありません)。各企業は
広告収入によって収益を得るという仕組みで無料情報共有ツールを展開してい
るわけですが、多額の費用を捻出して独自のグループウェアを構築するほどで
もないという場合には、無料版での導入および実体験がオススメです。

実際、企業にグループウェアを導入しても、なかなか日々の入力がなされなく
て利用効果が薄くなってしまったり、結局宝の持ち腐れになったりする例はよ
く耳にします。そんなもったいないことをするのであれば、多少の広告が入っ
てきたり、使いにくさがあってもそこは我慢我慢。はじめの一歩はコツコツと
いきましょう。

スポーツに例えれば「グループウェア」はその名の通り「団体競技」です。

全員が参加し活躍して、はじめてその効果が得られるというものですので、ソ
フトウェアの機能や品質は勿論、参加メンバーの意識改革や雰囲気作り、運用
ルール策定などにも十分留意して、導入・運用にチャレンジしてみましょう。
アメとムチではありませんが、新しいモノを導入するには、厳しさも必要です。


※無料情報共有ツール提供企業URL
ドースル! http://www.dosule.com/
イントラネッツ http://www.intranets.co.jp/
eグループ http://www.egroups.co.jp/

» このコラムの個別ページを見る | 2001年04月11日

経費削減策

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フュージョン・コミュニケーションズという通信ベンチャー企業から、「市外
通話が24時間全国どこへでも一律3分20円」そんなサービスが4月に登場します。
インターネットの仕組みを利用した電話ということで、一律の料金体系を維持
できているようですので、遠方への電話が多い場合は、重宝されるかもしれま
せんね。

また、最近は通信各社がテレビCMなどで競っている「マイライン」サービス
もあり、電話の料金体系は以前と比較してかなり低価格に変化しています。普
段何気なく利用している電話も、大手からベンチャーまで各社様々なサービス
を展開していますので、日々そのサービス情報を追いかけていくことは大変で
すが、年に1回などとサイクルを決めて各社のホームページをのぞいてみては
いかがでしょうか。

意外にも、各種のサービスを受けていなかったことで通信に無駄なコストを発
生させていることが認識できると思います。「電話」「ISDNやADSLなどのイン
ターネット接続回線」「プロバイダ」などといった通信に関して、自社の加入
サービスを一度見直して、貴重な経費を削減する経営コストスリムアップを実
現させましょう。

※関連URL
フュージョン・コミュニケーションズ(全国20円電話)
http://www.fusioncom.co.jp/


マイライン事業者協議会(マイライン概要、参加電話会社一覧)
http://www.myline.org/

比較.com(プロバイダ比較)
http://village.infoweb.ne.jp/~fwnk7304/provider/

» このコラムの個別ページを見る | 2001年03月28日

IT革命 あなたなら?

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鳴かぬなら 殺してしまえ ホトトギス (織田信長)
鳴かぬなら 鳴かせてみよう ホトトギス (豊臣秀吉)
鳴かぬなら 鳴くまで待とう ホトトギス (徳川家康)

という言葉がありますが、これが部下なら・・・

できぬなら 首にしちゃえ 俺の部下
できぬなら やらせてみよう 俺の部下
できぬなら できるまで待とう 俺の部下

では、自社のIT革命なら・・・

起きぬなら やめてしまえ IT革命
起きぬなら 起こしてみよう IT革命
起きぬなら 来るまで待とう IT革命

さて、皆さんはどうしてますか?

IT革命というのは、言葉先行のところが若干ありますが、社内のIT革命が
プラス作用をもたらすものだとすると、何かした方が良さそうな風潮ですよね。
でも、いったいどうしたらIT革命になるんでしょう。そこで、IT革命を次
のように考えてみます。


IT「の」革命を起こすのではなく、IT「で」革命を起こす


顧客へのサービス向上、生産性向上、社内の情報共有、業務スピードアップ、
省力化、コスト削減、営業先開拓、提携パートナー獲得、仕入れルート確保、
などなど・・・やらなければならないことは、山のようにあるはずです。そん
な時にちょっとだけITの力を借りると、その効果を高めることができるので
はないでしょうか。意外と簡単にできたり、思ったより苦労したりと、道具で
あるITを使うには道具に応じたセンスが必要ですが、一度使い方さえ覚えて
しまえば体に染みつくものです。

小学生が公道で車を運転するのは難しいですが、家の近くを歩いて交通ルール
を覚え、自転車に乗れるようになって道具の便利さを知るようになります。そ
して、バスや電車で多くの人が利用する交通機関の便利さを覚え、タクシーを
利用すれば個に対するサービスの快適さを覚えます。いずれは、教習所に通っ
て車を運転するようになるのですが、免許をとってすぐに上手く運転できるわ
けではありません。経験を重ねていくことによって、運転のコツを身につけて
いきますよね。おそらくITもそれと同じです。道具に使われるのはイヤです
が、うまく使えば便利なものですから使わない手はありません。IT革命とい
えば大げさですが、はじめのうちはちょっとした変化で十分だと思います。う
まくすれば小さな変化が変革になり、そしていずれは革命となっていくことで
しょう。

そう、企業の目的を果たすために、IT「で」革命を起こすのです。

» このコラムの個別ページを見る | 2001年03月14日

パソコンを最安値で買う方法

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皆さんはパソコンをどのように購入していますか?

新品パソコンを購入する方法として
・パソコン専門店で購入
・大手家電量販店で購入
・メーカー直販の通信販売で購入
・通販業者の通信販売で購入

などとありますが、これだけ多岐にわたっていると、どこが一番安く購入でき
るかわかりません。全くはじめての購入の場合は、アフターサポートや店員さ
んの説明というのも気になるポイントですが、とにかく安く購入したいと場合
にはこちらをお薦めします。

価格.com -カカクコム-( http://www.kakaku.com/ )

この価格.comでは、パソコンや家電などの電気機器の価格比較ができるのです。
例えば、パソコンを購入する場合は「どのメーカー」の「どのパソコン」が
「どのお店」で「いくら」で販売されているか、下記のように「一覧」できる
のです。そして、インターネットの特性を最大限に活かして、販売店、メーカ
ー、商品へとそれぞれリンクが張られており、欲しい情報はすぐに手に入りま
す。これらを参考に通販で購入するも良し、その販売店へ足を運ぶも良し、価
格.comを利用すれば、パソコン購入で迷うとすれば自分の腕だけです。

┏━━━━━━━━━━┳━━━━┳━━━━┳━━━━┳━━━━┓
┃ ┃ A店 ┃ B店 ┃ C店 ┃ C店 ┃
┣━━━━━━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━┫
┃有名メーカーAのBPC┃ 138,000┃ 119,800┃ -┃ 127,200┃
┣━━━━━━━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━╋━━━━┫
┃有名メーカーCのDPC┃ 228,000┃ 244,800┃ 199,900┃ -┃
┗━━━━━━━━━━┻━━━━┻━━━━┻━━━━┻━━━━┛

また、最安値が変動するとメールでお知らせしてくれるサービスもありますの
で、この値段まで下がったら購入するというようなことも可能です。益々便利
になっていく価格.com 類似サイトがいくつかありますが、老舗のココが一番
お薦めです。

パソコン減税の期限も3月31日までですし、これを機会に価格.comをのぞい
てみて下さい。今まで、秋葉原を何件もハシゴしなければならなかったのが懐
かしくなります。

» このコラムの個別ページを見る | 2001年02月28日

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