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目からウロコのインターネット活用術

日々進歩していくインターネット技術。うまく活用してビジネスを有利に進めよう!2002年7月28日配信停止。

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IT活用にもモノには順序

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ひとくちにIT活用といっても、パソコンが1台もない企業がいくらお金をつぎ
込んだところで、ITをフル活用できる企業にはなりえません。IT活用にもモノ
には順序が必要です。

いくら巷でIT活用うんぬんと言われようが、トップがそのメリットを享受する
か最低でもメリットを理解できなければ最終的なIT活用による業務革新は得ら
れません。また、実際に利用する人間もすべてがメリットを享受できなければ
その活用も長続きはしないのではないでしょうか。最初のきっかけは外圧であ
れ、新聞記事であれ、他社の真似であれ、最終的には全てのメンバーが良さを
理解し自ら進んでIT活用を試みていくような状態を目指すのです。

実際にIT活用を進めていく上では、その利用状況をいくつかのステップにわけ
て考える必要があり、大まかには次のような段階が想定されます。

1、最低限必要なレベル
2、あれば効率化やスピードアップなどにつながるレベル
3、未来の形や夢物語のレベル

これが仮にパソコンが1台もない企業であればどうでしょう。

1、1人1台のパソコンやLAN・回線などインフラを整え、とにかく慣れる
2、データ共有などの活用をする一方で、Webサイトの構築・運営をする
3、ほとんどの業務をインターネットやグループウェアなどで完結させる

といったようになるでしょうか。最終的な目標を立てつつも、少し先の目標、
目の前の目標といったように、段階立てて考える必要があります。最終的な目
標を立てるにはそれなりの理解をしなければなりませんので、トップ自らが率
先して活用しメリットを享受することが必要です。

» このコラムの個別ページを見る | 2002年02月27日

Eメールには署名をつけましょう

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会社の一員としてEメールを出すときに、署名をつけていますか?

電話であれば「○○会社の△△です」と名乗るでしょうし、郵便や宅配便にも
差出人を入れて送付することが一般的です。名も名乗らずに用件だけを済ませ
ることは相手にも失礼でしょうから、Eメールでも署名を入れることが一般的
になっております。

署名とは、Eメールのフッターと言われる終わりの部分に連絡先を入れておく
ことを言い、イーナチュラルでは「会社名・個人名・郵便番号・住所・電話・
FAX番号・URL・Eメールアドレス」をEメールの末尾に署名として挿入していま
す。

特に、企業の一員としてのEメールの場合、極力全社で統一された署名が望ま
しいでしょう。同じ会社の中で署名無しと有りや、署名のデザインがバラバラ
であると、企業として対外的なマナーが統一されていないことと同一です。そ
れを避けるためにも、署名は全社もしくは部署で統一して利用しましょう。

署名自体にもファックス送信状のように色々なパターンがあり、各人で工夫し
ていることが多くなっていますが、署名をどうしていいかわからない場合は
「BIGLOBE E-mailお悩み相談室」(*1)というサイトがおすすめです。こちらで
は、会社名や氏名などを入力すると、下記のような署名のパターンを何種類も
自動生成してくれますので、是非参考にしてみてください。

┏━━━━━━━━━━┓
┃○○株式会社 営業部┃
┃田中 太郎 ┃
┃tanaka@○○.co.jp ┃
┗━━━━━━━━━━┛

また、↑↑の太い枠線がうまく揃っていない場合、Eメールのフォント設定が
等幅フォントになっていないと思われます。等幅フォントの方がよく利用され
ておりますので、これを機会に設定変更にチャレンジしてみてください。

(*1)BIGLOBE E-mailお悩み相談室
http://isara.biglobe.ne.jp/mailtool/

» このコラムの個別ページを見る | 2002年02月13日

郵便とEメールのコストと手間

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つい先日、紙の資料を郵送しようとしたところ、Eメールと比較すると意外なほ
どに時間やコストがかかるものだとあらためて感じてしまいました。

郵送した資料は次の通りです。
・送付状 ×1枚
・ホームページを印刷した書類 ×4枚
・PDFファイルを印刷した書類 ×3枚
・Excelファイルを印刷した書類 ×4枚
・新聞記事のコピー ×1枚
・封筒 ×1枚

必要なファイルをすべて印刷するために、InternetExproler・Word・Excel・
AcrobatReaderといったソフトをすべて起動して、それぞれ印刷。印刷された用
紙やその他の書類をクリップ・ホチキス・クリアフォルダといったもので取り
まとめて封筒に封入して封緘。重さを量って切手代を確認、住所や宛名を記入
して切手を貼って近くのポストへ投函。と、ここにたどりつくまですでに相当
な時間がかかっています。Eメールを使い慣れた身としては、これがEメールだっ
たらどんなに楽だろうと思わずにはいられませんでした。

さて、郵送で送った資料がEメールであればどのように代用ができるでしょう?

【郵送】 【Eメール】
・送付状 →件名や署名など
・ホームページを印刷した書類 →URL記述
・PDFファイルを印刷した書類 →PDFファイル添付やURL記述
・Excelファイルを印刷した書類 →Excelファイル添付やURL記述
・新聞記事のコピー →スキャンしたPDFファイル添付

といったところでしょうか。使い慣れてさえいれば、紙の送付状を書くのと同
じくらいのスピードでEメールの本文が完成、それぞれのファイルを添付して送
信、たったこれだけで完了です。特に手間の面で差が大きいのは、印刷やポス
トへの投函作業などですね。さらに、Eメールでは相手方が受信をすれば瞬時に
届きますが、郵送で送った資料が届くのは明日や明後日となってしまいます。

また、コストの面でもEメールでは常時接続の環境が整っていれば、ほぼゼロに
等しいです。それが一方の郵送だと、封筒代、紙代、インク代、切手代、作業
者の時間単価とチリにもつもればと山となりそうなコストがかかってしまうの
です。

もちろん、何でもかんでもEメールでというわけにはいきません。相手やTPOに
合わせる必要はありますが、条件さえ整えば送る方も送られる方も時間とコス
トを削減できることはいうまでもありません。こんなことを言っている私ども
も、年賀状はハガキで送っています。

今回は郵送を例に挙げましたが、電話・ファックス・コピーなども含めて普段
から当たり前のように利用しているものも、常に時間とコストがかかっている
ことを忘れてはなりません。早速、現在の利用状況を見てみてはいかがでしょ
うか? 「毎月いくらのコストがわかっているかすぐにはわからない」といった
ようば場合は・・・これはまたの機会にします。

» このコラムの個別ページを見る | 2002年01月23日

24時間365日営業

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今回の正月休み、お金を引き出しておくのをすっかりと忘れてしまい、財布の
中にあるだけで過ごしていかなければならないという目にあってしまいました。

最初の数日は外にも出かけましたが、後半はただひたすら忍。友人から届く年
賀状を楽しみにしながら、自宅で遅すぎる大掃除をしてはテレビを見るという
ような毎日でした。あ~、正月もお金を引き出せる銀行ってないのかあと思っ
ていたところ、なんとありました。正月も引き出しが出きてそれもなんと手数
料無料!

その名は新生銀行という長銀からリニューアルした銀行です。自宅から郵送手
続だけでも口座開設ができますが、キャッシュカードが即時発行されるメリッ
トがある店舗へ早速出かけました。ここの社長(銀行なのに頭取とはいいませ
ん)は八城政基氏といってシティバンクで手腕を発揮されてた方で、以前に通っ
ていた大学院で一度だけ講演をお聞きしたことがあります。上が替わるとこう
も変わるのかというような見本なのでしょうか、タダの銀行ではないという臭
いがプンプンしました。

店舗の内装、雰囲気から設備まで今までの銀行とはちょっと変わってます。店
舗内に入ったとたんに店長がお出迎え、銀行にありがちな順番待ちのカードも
なく、店長や店員さんが案内をしてくれます。口座開設をする場所も雰囲気の
ある仕切られたスペースで行われており快適です。

新生銀行でパワーフレックスという総合口座を開設するとこんなメリットがあ
るそうです(新生銀行Webより抜粋)。24時間365日現金出入可能。海外でも現
地通貨で引出可能。郵便局やセブンイレブンなどにあるIYバンクなどでも現金
出入可能。インターネットからは他行への振込も24時間365日無料。正月にWeb
で比較検討をした結果、私は口座開設を即決してしまいました。これで次の休
みはお金を引き出しておく心配をしなくても済みそうです。

経営陣が顧客に目を向けた事業展開を考えた結果、インターネットなどの情報
技術を駆使したシステムを利用しながら、人や店舗が提供するサービスも変革。
それを実践すればこんなにもいいものができるんだということを見せつけられ
ますので、一度お近くの店舗をのぞいてみてください。1ユーザーとして、こ
れからの同社の発展を願いたいことも含めて紹介させていただきました。

新生銀行
http://www.shinseibank.co.jp/
※取引には諸条件が必要ですので、詳しくはWebをご確認ください。

» このコラムの個別ページを見る | 2002年01月09日

英語を恐れない

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インターネットを利用するもっとも有用な価値として、いつでもどこでも誰と
でもコミュニケーションがとれることと、いつでもどこでも様々な情報が手に
入るという2点があります。日本人とのコミュニケーションや日本語の情報だ
けでも相当なものですが、これに英語が加わるとその価値は数十倍に増大しま
す。

どこかのCMで、英語を話せると10億人と話ができるというのがありましたが、
それも大げさなものではありません。世界60億人の中で日本語を話すのは日本
人たった1億数千万だけ、英語を母国語とする国は数多くあり英語圏が発祥のイ
ンターネットの世界では英語の比率がもっと高くなります。

そんな中、個人的な能力の問題もありますが中学校から10年間も勉強をしても
ちっともうまくならない英語力を補うツールがありました。エキサイト翻訳と
いう無料のサービスで、英語で記載されたWEBサイトを日本語に翻訳して表示し
てくれたり、任意の文章を英訳または和訳してくれる便利なツールです。通訳
を本職にされている方々のレベルには到底及びませんが、何を書いているのか
大まかなことはこれで十分に事足ります。皆様も是非お試しください、英語が
恐くなくなります。

HISの澤田氏は欧州で海外旅行の内外価格差に愕然とし、ドトールの鳥羽氏も欧
州でコーヒーを飲むスタイルや内外価格差に驚嘆し、その事業を発展させられ
たといいます。日本ではあたり前と思っていた内容や価格の製品やサービスが、
海外ではアイデアを絞った製品やサービスが開発されていたり、文化の違いか
ら日本での事業構築のヒントとなることもあるでしょう。英語圏に限らず異文
化に触れたり学ぶということが、何かのきっかけになるかもしれません。

もちろん、日本語のワビやサビも捨てたもんではありませんし、漢字があるこ
とによって瞬時に情報を伝えることができるということは電車の吊り広告を見
ればわかります。いいところはいいところとして残し、改善すべきところは改
善する、といった企業や部署の運営に役立てるヒントを得るためには、目の前
と遠く離れた文化をミックスするセンスを磨くのが先決ということなのでしょ
う。

※エキサイト翻訳
http://www.excite.co.jp/world/

» このコラムの個別ページを見る | 2001年12月26日

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