ＩＴ活用↑天国と↓地獄

この夏の暑さで、動物や植物だけでなく書類も参ってしまったようです。

お客様の契約しているレンタルサーバーにデータをアップロードする関係上、
設定表をＦＡＸで送付して頂いているのですが、その用紙が真っ白になってい
ました。ＦＡＸでロール感熱紙を利用していたため、夏の暑さのせいなのか文
字が消えてしまったのです。イーナチュラルではペーパーレスを目指し、基本
的に書類はスキャナで取り込むことになっております。その為、今回の書類も
パソコンの中にすでに入っていたため特に深刻な事態にはなりませんでした。
みなさんの書類は大丈夫ですか？古い感熱紙は文字が消えてしまいますので早
めにコピーを取るか、スキャナでデータ化したほうがいいと思われます。ちな
みにスキャナで取り込む際のコツを経験から伝授致します。

※保存形式
よく見る機会がある書類は画像形式で保存（サイズを考えてJPEGが望ましい）
複数枚にまたがる書類はAcrobatで取り込み保存(PDFファイル)

※ファイルとディレクトリの命名ルール
《顧客の資料を保存するディレクトリである場合》
ア_青木商事
カ_金子不動産
のように、フリガナの最初の一文字をつけると名前が漢字や英数字であっても
きれいに名前順に並びます。

《ファイル名》
200107_受取見積.pdf
200108_インターネット設定表.xls
など頭に年月をつけると必要な書類の取り込み時期が分かり便利です。
（もともとファイルに日付はついていますが、日々更新されてしまうため
別途設けた方が便利です。）

特にサーバーでデータを共有している場合は、必ず他人が見ても解る様な名前
を付けた方が活用度が上がります。是非実践してみて下さい。

私どもが運用しているあるお客様のホームページのアクセス数がここ２ヶ月で
３倍に上がり、案件の問い合わせも少しずつ出てきました。Yahoo!Japan掲載
がきっかけです。

ホームページからの問い合わせ率は商品やサービスの市場における位置づけと
ホームページがどれくらい見られたかというアクセス率の二つが重要であると
考えています。製品やサービスの独自性、付加価値はお客様自体のコアビジネ
スですのでお客様に頑張ってもらうしかないのですが、インターネットにおけ
るセールスプロモーションは私どもの会社の役割です。闇雲にページビューを
増やすのではなく、商品やサービスのニーズがある人や会社に閲覧してもらい
評価してもらうには、検索エンジンでエンドユーザーが調べたキーワードでそ
の会社のサービスが出てくることと、ページが閲覧された際に、いかに商品・
サービスのページから問い合わせページへ導くかが重要になってきます。

少しずつではありますが、結果と実績が増えてきて、お客様から感謝される様
になってきたこの頃。仕事は忙しいですが天国です。

あるセミナ一の講師をした際のことです。

一日中話しをする形のセミナーであるため、パワーポイントを使い、長い時間
をかけてプレゼンテーション資料を制作しました。セミナーではその資料に気
づいたことを記入してもらおうということで、Ａ４　１ページに２画面入る形
で印刷することにしました。そして、セミナーの主催者にパワーポイントのデ
ータを渡し、印刷をお願いしました。

当日現地で現物を見てみると何かイメ一ジが違います。そう、フォントが制作
時に使ったものと異なっていいたのです。内容は同じなのですが、画面と違っ
て見えてしまいます。Ｗｅｂの制作も手がけている会社として、相手がどのよ
うに見えるのか考えなかったのはかなり恥ずかしい思いでした。

そういえば、この前とある大企業からもらったファイルがこちらのＰＣにない
フォントを使っていたため、何が書いてあるか分からなかったことがありまし
た。わざわざフォントを変更して対応したとき、「使い手の環境を考えていな
いな」とぶつぶつ文句を言っていたことを思い出しました。それを知っていた
のに自分もおなじ過ちをしてしまったことにさらに情けなくなりました。

「ホームページは欲しいけど、まだメールとか使えない」そんな方でもホーム
ページを見た顧客からの問い合わせを受けることが可能です。ＥメールをＦＡ
Ｘに転送するサービスです。私どものあるお客様がこのサービスを利用してホ
ームページからの予約・問い合わせをＦＡＸで受けていました。

内容が大切な予約である為、私どもで運用監視業務を行っておりました。業務
内容は至って簡単です。ホームページから予約をすると、あるアドレスにメー
ルが届きます。その後ＦＡＸに転送されると別のアドレスにメールが届きます。
この２つのメールがあれば無事に転送終了と見なすというものでした。

運用開始から半年以上経過し、何事もなく対応していたのですが、先日お客様
からＦＡＸ転送がされていないとの連絡がありました。こちらでは正常確認を
していたつもりだったのですが、サービス提供業者側の不具合でＦＡＸサーバ
ーが停止していたことが判明しました。メールはいつも通り２つ届く状況で停
止していたため、業者側も気づくのに３日もかかった様です。

お客様がこのことに気づいたのは、予約した人から問い合わせの電話が入った
からとのことでした。お客様はその時、メール（メールも転送していた）を確
認して対応したそうです。

お客様にはお詫びをし、ＦＡＸ転送サービス提供業者を変更て一応問題は解決
したのですが、半年の間にお客様がＥメールを使いこなす様になり、店舗にて
メールを確認したことに感動を覚えました。お客様のＩＴスキルがアップして
いく姿を垣間見る事件でした。

情報を整理する際、みなさんはどのようなソフトをお使いになりますか？

やはりエクセルなどの表計算ソフトが多いのではないでしょうか。項目別にに
並べて数値を入力したり、情報を抽出したり、並び替えたりするにはもってこ
いのソフトですね。しかしそれ以上のこと、例えばマッチング（あるシートの
セルと別のシートのセルの共通項目があった場合データを合わせる）や複数の
ファイルから特定文字を含む行を取り出しその中の数字だけを取り出すなど複
雑な処理が必要になってくると別のソフトで行う必要があります。前者のマッ
チングはマイクロソフト製品ですとアクセスで可能です。後者の様な複雑な処
理になってきますとPerl（パールと呼ばれるスクリプト言語）が得意とします。
どちらも最初はわかりにくくてどのように使ったらいいか分からないソフトで
すが、特定分野の仕事をこなすツールと見なすと以外と使えるものです。

実際にイーナチュラルではアクセスをほとんどマッチングルーツ以外に利用し
ておりません。例をあげますと、とあるお店のキャンペーンプロモーションに
際して、Eメールで告知をしてホームページから予約をしてもらうというフロー
がありました。出来上がるデータは送付先一覧、ページ閲覧ログ、予約者リス
トです。この３つをまとめてメール送付者別動向リストを作るときにアクセス
のマッチングを使うと大した手間もなく正確なリストが出来上がります。

当然数が少なければ目でログと予約者リストを見て送付先一覧にチェックをす
ることでもいいのですが、数が多くなった場合はマッチング処理は機械に任せ
た方が確実になるのです。さらにパールではそれを自動的にWebサーバーで行
い途中結果を含めホームページで見せることもできるようになります。

みなさんも今行っている手作業からもしかしたらアクセスやパールで解放され
るかもしれません。検討してみてはいかがでしょうか。