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IT活用↑天国と↓地獄

インターネットは使い方次第で毒にも薬にもなります。皆さんの行き先は天国でしょうか?それとも・・・。2002年3月27日配信停止。

メルマガ[ホームページを できる営業マン にする方法]

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予定した日に忘れずに仕事↑

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私たちの様なWebを運用する立場の会社は、決められた日にあることをしなけれ
ばならないことが多い。たとえばWebに掲載されたスケジュールの更新やメー
ルマガジンの発行などがそれにあたる。

一般的な仕事(英語ではタスクという言い方をする細切れの仕事)の管理方法
として、ToDoリストの活用やスケジュール帳の活用があげられるが、インター
ネット時代を迎え、新たにもう一つ便利なツールがある。それがEメールを利
用したリマインダーである。

リマインダーとは、設定した日時が来ると設定されたEメールアドレスにその
内容を送信してくれるというものである。その実現方法としてはメールソフト
(Becky(*1)など)を利用しパソコン側で行う場合と、インターネットのサービ
ス(Yahoo!(*2)など)を利用する2つの方法がある。パソコン側で行う場合は素
早いレスポンスで登録ができるというメリットがあるが、ソフトを起動してい
ない時は送付されないというデメリットがある。逆にインターネットのサービ
ス利用であると予定日が来れば確実に送付されるが、登録時のレスポンスが悪
いという特徴がある。

スケジュール手帳、ToDoリスト、リマインダーの使い分け方法であるが、私は
経験から以下の方法で分類している

┌────────┬────────────────────────┐
│スケジュール手帳│決められた時間を拘束されるスケジュール │
├────────┼────────────────────────┤
│ToDoリスト │ある時期までに終わらさなければならない仕事 │
├────────┼────────────────────────┤
│リマインダー │短時間で終わるが、その時が来たらすぐにすべき仕事│
└────────┴────────────────────────┘

事務系の仕事をしている方で5分で終わるタスクの管理にスケジュール帳を使っ
ている方、是非リマインダーをお試しあれ。

(*1)Becky! Internet Mail Ver.2
http://www.rimarts.co.jp/index-j.html

(*2)Yahoo!カレンダー
http://calendar.yahoo.co.jp/ (ご利用には無料のID取得が必要です)

» このコラムの個別ページを見る | 2001年10月24日

マイリカバリCD↑

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パソコンを使っていると必ず起こるのがフリーズ。業務中のフリーズは業務が
停止するばかりでなく、仕事に対する気持ちを削ぐものでもあり、この回数を
最小限にすることで業務効率があがるのではないかと思うほどである。その為、
イーナチュラルではOSをWindows2000 Professionalにしたり、ダウン時の被害
を最小限にすべくバックアップルールを徹底している。そしてもう一つの対策
が各々のPCのリカバリCD作成でる。

リカバリCDは通常マシンを購入状態に戻すものであるが、実はこの状態から通
常業務に戻るまでいろいろなことを行う必要がある。具体的には
・さまざまなアプリケーションをインストール
・ネットワークの設定
・アプリケーションの細かな設定
・周辺機器のドライバーのインストール
などである。これに要する時間は通常半日、長ければ一日かかってしまう。

パソコンを再インストールしなければならない状態はたいてい、ハードウェア
やソフトウェアを追加したときに起こるものである。そこでハードウェアやソ
フトウェアの追加の前にリカバリCDと同じようにその環境を丸ごとバックアッ
プするのである。これにより、ソフトを入れて不具合が起こって、OSすら起動
しなくなってもすぐに(たった15分)その前の状態に戻せるのである。

このリカバリCDのことを一般的にパーティションのイメージディスクと呼ぶが、
私たちのマシンではこれをCDではなく自分たちのあまったドライブに入れてい
る。業務用のデータはサーバーにあるため、ローカルマシンのディスクはガラ
ガラなのである。これによりマシンの不具合が起こればすぐに前の調子が良かっ
た状態に戻してしまえということになるのである。なかなか快適である。

ちなみにこれを実現するためイーナチュラルではシマンテックのNorton Ghost
を利用している。これはいける。企業だけではなく、個人ユーザーにもお勧め
したい一品である。

シマンテック Ghostの紹介ページ
http://www.symantec.com/region/jp/products/ghost2001/index.html

» このコラムの個別ページを見る | 2001年10月10日

こっちはメール、あっちはFAX↑

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自社内のペーパーレスは企業規模とパートナーの理解も深いこともあり、順調
に進んでいる状況で、私としても満足できている状態であった。しかしながら
クライアントとのやりとりはやはり紙でのやりとりが多い。こればかりは商習
慣や公文書の電子化が進まなければどうしようもない部分であると考えていた。
しかし、FAXに関してはいつも受け取ったものをスキャナで撮り保存するとい
う事を行っていて、何とかしたいと考えていた。FAXには当然発信と受信があ
るが、発信はFAXソフトとメールtoFAXを兼用して利用していたので、こちら側
はデータとして取り扱っていたのだが、受信に関しては24H稼働のFAXサーバー
を運用するよりもFAX機の連続稼働性を重視し、そのままであった。

今まではISDN(電話x1,FAXx1)+ADSL(TyepII)という構成であったが、FAXtoメー
ルのサービスを利用し、回線をアナログ回線のみ(ADSL TypeI)の方がコスト
が安く、データの管理もしやすいという結果が出たため、早速FAXtoメールのサー
ビス(*1)を利用することとなった。

FAXtoメール仕組みは至って簡単。与えられた番号にFAXすると登録したメール
アドレスに添付ファイル(TIFF形式)として送信されてくる。登録したアドレス
は代表アドレスで社員に転送させるため、全員が着信できるという仕組みであ
る。あとはルールに従ってフォルダーに保存するだけで、誰でも参照できるよ
うになるというわけである。

業務効率化と環境保全、受信データの統合化による一括管理などメリットだら
けのFAXtoメール。何故いままでそうしなかったのだろうと改めて考えてしまっ
た。

(*1) FAXtoメールサービスを提供する ボックスネット株式会社
http://www.inboxnt.com/

» このコラムの個別ページを見る | 2001年09月26日

ショートカットで効率アップ↑

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以前3日を通してコンピュータの基礎を教える機会がありました。生徒の数は
50人近くいて、しかも年齢、性別、職歴、コンピュータ利用経験もバラバラ。
同じなのは勉強したいという意欲だけで、キーボードの配列も分からない人か
ら仕事でコンピュータシステムを構築していたなんて人までいます。私にとっ
ての課題はコンピュータに対して経験豊かな人にも、まったく分からない人に
も講義を満足してもらうことでした。

前半は基礎ということで経験者やベテランに我慢してもらいましたが、後半に
なるとそれなりのものを与えなければなりません。私の施した策は、いわゆる
Tipsと呼ばれる小技を課題として与え、自分で調べる力をつけるというもので
した。インターネットやWindowsのヘルプを使って与えられた課題を調べていき、
自分が知らなかったことを知ると同時に、自分で調べる方法もまなぶというこ
とでベテランの人たちの満足度を何とか維持することができました。

その中で好評だったショートカットを調べるという課題の解答をいくつか上げ
ます。使いこなして作業効率をアップさせて下さい。

[WIN](*1)+[D] 一時的に全てのウィンドウをアイコン化(デスクトップを表示)
[WIN]+[E] エクスプローラを起動

[Alt]+[F4]アクティブな項目を閉じる、またはアクティブなプログラムを終了

エクセルで複数シートを利用している際
[Ctrl]+[PageDown] 次のシートへ移動
[Ctrl]+[PageUp] 前のシートへ移動

エクセルで複数ファイルを利用している際
[Ctrl]+[Tab] 次のファイルへ移動
[Ctrl]+[Shift]+[Tab] 前のファイルへ移動

(*1)[WIN]…キーボード左下の[Ctrl]と[Alt]の間にあるキー(Windowsキー)

これだけでもキーボードからマウスに手を動かす頻度が減りだいぶ効率がよく
なります。

» このコラムの個別ページを見る | 2001年09月12日

100円ショップ↓

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イーナチュラルではペーパーレスを促進しておりますが、お客様に提出したり、
打ち合わせする為の資料は当然紙を使います。とあるお客様に対し膨大な資料
(プログラムの設計書・仕様書合計100枚程度)を自分の分含めて3部持っ
て行かねばならないことがありました。前日からもう少しで紙がなくなるかも
しれないという危機感があったため、昼食を食べる際に近所の100円ショッ
プに寄り、用紙があるか確認しました。予想通り100枚100円にて販売さ
れており、とりあえず足りない分の補充ということで2部(200枚)購入し
ました。

当日、提出する原稿が仕上がり、すぐに印刷を始めました。やはり1部と半分
程度で用紙がなくなってしまい、100円ショップで購入した分を追加しまし
た。ところが、何かが違うのです。紙の厚さは同じ位なのですが、明らかに紙
の硬さが違います。柔らかいのです。へなへなという言葉が似合います。途中
で用紙が変わったこともすぐに分かってしまうため、再度100円ショップで
へなへな用紙を2部購入し、慌てて印刷して客先に出向いて打ち合わせをしま
した。

500枚400円で立派な上質紙が買える時代にへなへな用紙にまじめな仕様
書を書いてうち合わせすることに少し寂しくなってしまいました。しかも20
0円x2の領収書を100円ショップからもらうことがなんとなく恥ずかしく
てこれも自腹です。

プライベートでは重宝する100円ショップですが、ビジネス用途で利用する
場合はきちんと品質を見た方がいいかもしれません。プリンターとの相性もあ
ります(紙詰まりの頻度は用紙とローラーの相性です)ので紙はある程度決め
たメーカーの物を使用した方がいいかもしれません。

» このコラムの個別ページを見る | 2001年08月22日

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