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IT活用↑天国と↓地獄

インターネットは使い方次第で毒にも薬にもなります。皆さんの行き先は天国でしょうか?それとも・・・。2002年3月27日配信停止。

メルマガ[ホームページを できる営業マン にする方法]

【2001年1月の創刊以来、毎月2回発行されている「まぐまぐ殿堂入り」のメールマガジンです。】

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メールだって会社間の大事な連絡手段↑

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Eメールの普及により顧客との連絡にEメールを利用する機会が多くなってい
ると思いますが、皆さんの会社ではそのメールや添付ファイルをどのように保
存しておりますか?メールでのやりとりが多くなると、よく話題になるテーマ
ですね。私どもでは共通したルールの元、手間のかからない方法を採用してい
ます。

(1)自動振り分け
(2)フォルダ命名
(3)メールデータのバックアップ

(1)最近のメールソフトにはたいてい付いている機能で、メールが届いたらそ
の宛先や件名、Fromアドレスなどを見て、特定のフォルダに移動してくれる機
能です。例えば顧客毎にフォルダを作り、その中に届いたメッセージが自動的
に入るというものです。これによりそのメールが重要な相手から届いたのかま
たはメールマガジンなどが届いたのか判断できるため、業務への割り込みを最
小限にすることができるというメリットがあります。

(2)のフォルダ命名は以前ファイル保存方法を紹介したときと同様に、フォル
ダの先頭に全角カタカナで一文字つけた後、日本語で項目を入れる方法を採用
しています。具体的には「ア_青木商事」「イ_イーナチュラル」などです。こ
れにより顧客フォルダがアイウエオ順に並びます。フォルダはすぐに見つけら
れる様に構成するのがもっとも重要です。特に自分のみでなく他人が後から見
てもある程度わかるようにしておく必要があるでしょう。

(3)メールは個人のパソコンにて着信するため、データもパソコンの中に入っ
ております。そのため一日一度そのデータをサーバーにコピーします。サーバー
からはさらにリムーバブルメディアに保存される為、1日前までの情報は確実
に残る仕組みです。

Eメールが会社間の情報交換の使われて久しいですが、企業内における具体的
な運用方法というものをあまり聞いたことがありません。個人の責任で任せる
にはあまりにも重要なものになってきている様な気がします。一度考えてみる
時期がきているのではないでしょうか。

» このコラムの個別ページを見る | 2002年01月09日

IT担当者不在↓

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今回のウイルス騒動でお客様から助言を求められるケースがかなり多かった。
ウイルス対策ソフトのインストールから推奨ソフトやメールソフトの設定など
の電話でのお手伝いである。あまりにも多かったので社内でどこまでの範囲で
応対すべきか議論になったほどである。

ある程度会社の規模が大きくなってくると社内のパソコンが増え、業務と密接
なつながりを持つようになり、それを管理する必要が出てくる。世にいうIT
担当者の出番である。

IT担当者の仕事を整理してみよう。

【A】維持業務(現在あるものをきちんと機能するよう管理運営する)
(1)社員のパソコンの管理
(2)社内LANの管理
(3)インターネット接続の管理
(4)Web運用業務
(5)サーバー管理
(6)データ管理(データバックアップなど)
(7)セキュリティ管理

【B】突発業務(トラブル対応)
(1)社員のパソコントラブル対応
(2)ソフトウェアのバージョンアップ
(3)ウイルス対策(新たなウイルスが発見されるたびに何かをする)

【C】生産性向上業務
(1)情報リテラシーの向上(社員のITスキルアップの為の施策をする)
(2)最新技術の取得(1年前の常識が非常識になってしまうため必須)
(3)自社内システム改修(絶えず改修をおこない、業者の進捗管理をする)

【A】は日常的に常に小さな業務が多数あり、その最中に【B】が発生。そし
て目標はあくまで【C】でありながらなかなか思うように進まない状況。これ
が一般的なIT担当者の実情のようである。

ではIT担当者のいない会社では上記の事柄はいったい誰が行っているのだろ
うか?少しパソコンに詳しい人が本業の合間に【A】と【B】を行い、一部を
外部に委託する。【C】については担当不在。トラブルがあっても誰に何を聞
いたらいいのかわからないまま業者にたらい回しされ、その間業務が滞ったり
する。このような中で今回の様な悪質なウイルスが広がると社内のみの体制で
はどうしようもない状況が出てきてしまうのは仕方なないこと。だからといっ
てIT担当者を雇う程の余裕もなければ仕方がないとは思うのであるが。

社内でパソコンに詳しい人がいろいろな設定や対応をしている場合、経営者は
その人のITに対する社内業務を「おまけ」の様に見ている場合が多いのだが、
外注すると結構費用がかかることを認識した方がいいだろう。たとえば5000円
のソフトをかってインストールしても外注でインストールした場合はさらに
8000円の費用がかかったりする。(*1)

パソコンやインターネットの重要度が増す中、経営者もITを専門に任せる人
材が社内にいない中でどのように進めていくか考える必要があるのではないだ
ろうか。

(*1)NTT-ME わくわくサポートサービス
http://www.ntt-me.co.jp/support/service.html

» このコラムの個別ページを見る | 2001年12月26日

Windows Updateで元から遮断↑

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ウイルス対策ソフトでは常に最新のパターンファイルをインターネットからダ
ウンロードして新たなウイルスからパソコンを守る役割を果たしていますが、
実はWindows自身にも似たような仕組みがあります。それがWindows Updateで
す。この機能を利用するにはインターネットへほ接続が前提となっていますが、
実際にはマイクロソフトのホームページから自分のパソコンに必要なソフトを
ダウンロードして最新状態にするという仕組みです。ウイルス対策ソフトと似
ていますね。

ウイルスはMicrofostのプログラムの脆弱な部分に攻撃する仕組みをもってお
り、ウイルス対策ソフトはそのウイルスの種類を判別し削除するのを主な機能
をしているのに対し、Windowsアップデートはセキュリティ的に脆弱な部分を
強固なものに修正するのです。正確にいうとバグと呼ばれるソフトウェアの不
具合を修正しております。(そのため、アップデートは無料なのですが…)

ソフトウェアというのは必ずバグがあると言われております。そのため、バグ
を直すのにパッチ(継ぎはぎ)と呼ばれるものを当てて対応する場合とバージョ
ンアップと呼ばれる機能拡張時に修正する2つのパターンがあります。つまり
市場に出ているソフトは未熟な若者のようなものです。仕事はそれなりにでき
ますが、まだ荒削りで失敗をいろいろとする。しかし周りからそれを修正(パッ
チをあてて)正したり、研修に出して立派になったり(バージョンアップ)す
るのです。そう思ってソフトが思ったように動いてくれない時のイライラも減
るのではないでしょうか。

では今回はWindowsアップデートの具体的な仕方を記述します。インターネッ
トに接続さえしていればその他に料金はかかりませんので常時接続の方はすぐ
にやってみましょう。

(1)通常は[スタートメニュー]の中に[Windows Update]というメニューがあり
ます。またインターネットエクスプローラーの「ツール」メニューの上か
ら三番目にあるのが同様なものである。
(2)実行しますとインターネットエクスプローラーが起動しアップデートのペー
ジ(*1)に移動します。
(3)画面左上3番目ぐらいにある「製品の更新」をクリックします。
「お待ちください」と表示されて
(4)ソフトウェアの選択という大タイトルのあるページが表示されます。
(5)アップデートできる項目は □ のチェックボックスがありますのでディス
クに余裕のある人はすべてクリックしてしまいましょう
(一つずつインストールして再起動しなければならないものもあります。)
(6)選択後右上の 「ダウンロード」 というボタンを押してください。
(7)所要時間が表示されるので3の 「ダウンロード開始」 をクリックすると
「追加使用許諾契約書」が表示されますので「はい」をクリックします
(8)ダウンロードが始まります。
(9)ダウンロードが終了すると自動的にパッチをあてられております。

*1)Windows Updateのページ
http://windowsupdate.microsoft.com/

» このコラムの個別ページを見る | 2001年12月12日

リモート操作でディスプレイいらず↑

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仕事でパソコンを使うことが多くなると当然そのデータを共有したり、安全な
状態でバックアップを取っておきたいという状況になります。そこでサーバー
の出番です。実際にはいつも電源が入っていて、誰の物でもないパソコンの事
をそう呼んでいるだけなのですが...(サーバーとして売られているマシン
は見かけはパソコンですが、色々なところで二重化されていて、値段もそれな
りです)

サーバーに入ったデータは毎日決まった時間にバックアップを行います。また
特定の時間になるとインターネット上にあるデータをダウンロードしてます。
しかし私どもがサーバーと呼んでいるパソコンにはディスプレイがついていま
せん。リモートコントロールソフト(*1)と呼ばれるものを入れて自分のパソコ
ンから操作しているのです。しかもパソコン側はインターネットエクスプロー
ラーを利用するので、特別なソフトは必要としません。つまりLANにつながっ
ていればどこからでもサーバーを操作できるのです。技術的にはインターネッ
ト経由でも操作可能です。セキュリティを考えると恐ろしくてできずにおりま
すが...

また、常時起動している必要があるパソコンに対しては、この他にインスタン
トメッセンジャーと呼ばれる部類のソフトウェア(弊社ではYahoo! メッセン
ジャー)をインストールしておきます。このソフトウェアはインターネット上
にサーバーと絶えず通信している為、不具合などでパソコン又はこのソフトが
動かなくなると、登録しているメンバーにオフラインになったことを知らせる
機能を持っています。本来は離れたところにいる人とリアルタイムに会話をす
る為のツールです。これを利用し、サーバーが稼働している事を監視している
のです。(前回のライブカメラ用PCもこれで稼働監視をしております)

このようにパソコンはディスプレイだけでなく、ネットワークを利用して状態
を見ることもできます。あるソフトの専用端末であるがために、その席に移動
してデータを入力したり、ソフトウェアの設定やインストールの為に地方の支
店に出張している方はこのようなソフトで業務を軽減できると思います。

(*1)手元のパソコンでリモートパソコンを操作するソフト
http://www.forest.impress.co.jp/library/vnc.html

» このコラムの個別ページを見る | 2001年11月28日

キーカスタマイズで入力効率アップ↑

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パソコンを使えば使うほどキーボードの入力は早くなります。しかしながら、
よくよくその行動を自分で観察してみると、同じ言葉を何度も入力したり、何
度も同じ過ちを犯している事に気づきます。今回紹介するのはそんなキーボー
ド入力を手助けするテクニックと設定です。

まずはよく入力する言葉は登録するのが効率的です。私は[@j]で会社の住
所[@m]で自分のEメールアドレス、[@t]で会社の電話番号に変換され
るようにしています。@(アットマーク)をつけるのは、他では決して全角@
を使わないからです。登録の仕方は漢字入力がMS-IMEかATOKかによって違いま
す。(下記参照)

また、よくあるキータイプミスとして変換キーのつもりがカナキーを押してし
まった為に、訳の分からないひらがなの羅列を入力してしまうことです。これ
を避けるるにはカナキーを無効にしてしまうのが一番簡単です。下記に方法を
記します。是非お試しあれ。
※バージョンによって利用方法が違う場合もあります

単語登録の方法
--------------------
MS-IMEの場合
[1]登録したい単語をコピーしてください
[2]MS-IMEツールバーから辞書のアイコンをクリックしてください。
[3]よみがなを入力して(@をつけると効果的)登録

ATOKの場合
[1]登録したい単語を選択してください
[2] [CTRL]を押しながら[F7]キーを押す
[3]よみがなを入力して(@をつけると効果的)OKをクリック
--------------------

カナキーの無効設定
--------------------
MS-IMEの場合
[1]プロパティ-を開き、【全般】のタブの中の「キー、ローマ字、色の設定」
の項目の右側の[設定]ボタンをクリック
[2]MS-IME詳細プロパティが開くので【キーの設定】のタブでリストを下に
スクロールして下から5番目の「カタカナ」の項目を選択し、削除ボタ
ンをクリックする

ATOKの場合
[1]ATOK14のプロパティを開き【キー、ローマ字、色の設定】のタブを選択
[2]右側に表示されている[キーカスタマイズ]ボタンをクリックし、リス
トを下 にスクロールし「カナロックON/OFF」を選択し、下の削除ボタン
をクリックする。
--------------------

» このコラムの個別ページを見る | 2001年11月14日

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